Zbyt duża liczba aplikacji, które są wykorzystywane podczas codziennej pracy może okazać się takim samym problemem, jak brak jakiejkolwiek aplikacji automatyzującej i wspomagającej działanie firmy.
Integracja
Brak określonych możliwości aplikacji jest przyczyną mnożenia liczby programów wykorzystywanych w codziennej pracy. W takich sytuacjach wszystko jest w porządku do czasu awarii jednego z programów (a raczej serwera, na którym jest uruchomiony) lub zatrudnienia nowego pracownika, który musi zostać przeszkolony do obsługi każdego z nich. To prowadzi do wydłużenia czasu, w którym nowo zatrudniona osoba zacznie spełniać stawiane wobec niej oczekiwania.
Ten czas można wyraźnie skrócić integrując wiele programów w jeden lub wzbogacając program, który jest nieodzownym elementem pracy, o funkcje, których do tej pory nie oferował.
Wdrożenia
Pracując dla wielu małych i mikroprzedsiębiorstw przekonałem się, że podstawowe narzędzia, które są wykorzystywane każdego dnia są często przyczyną utraty efektywności. Najlepszym przykładem takiej sytuacji są programy do obsługi poczty elektronicznej. W tego typu przedsiębiorstwach najczęściej wykorzystuje się domyślne programy pocztowe, dostarczone wraz z systemem operacyjnym lub na każdym ze stanowisk instalowane są popularne klienty poczty: Mozilla Thunderbird, TheBat czy Mailbird. Nie twierdzę, że to są złe programy, wprost przeciwnie. Jednak w pracy grupowej nie realizują swoich zadań. Problematyczne staje się przechowywanie dużych ilości danych (oraz należyte ich zabezpieczenie przed utratą) na dyskach komputerów stacjonarnych, współdzielenie książek adresowych lub śledzenie wątków w skrzynce, do której ma dostęp wielu pracowników. Tutaj z pomocą przyjdzie aplikacja internetowa, działająca np. w domenie Twojej firmy. Dostęp do zasobów może zostać oddany wszystkim lub określonym pracownikom, którzy mogą mieć zróżnicowany poziom praw dostępu.